Здравствуйте, друзья! В сегодняшней статье мы поговорим о менеджерах event-проектов. Узнаем, чем они занимаются, где работают, а также расскажем о востребованности, плюсах и минусах профессии ивент-менеджера.

Кто такой ивент-менеджер, что делает и где работает?

Введение

Представь, что любое крутое событие – от шумной музыкальной вечеринки до строгой бизнес-конференции – кто-то продумал и организовал до мелочей. Этим «магом закулисья» как раз и является ивент-менеджер. В этой статье ты узнаешь, кто такой ивент-менеджер, чем он занимается, где может работать, какие бывают специализации в ивент-индустрии, какие инструменты помогают ему в работе, и увидишь примеры успешных мероприятий и компаний в этой сфере.

Ивент-менеджер – это специалист по организации мероприятий любого масштаба. Про эту профессию нередко говорят, что она «на стыке творчества и бизнеса», ведь хороший организатор событий сочетает креативное мышление с управленческими навыками и деловой хваткой¹. Другими словами, ивент-менеджер придумывает идеи мероприятий, планирует их и отвечает за то, чтобы задумка воплотилась на все 100%.

Причем спектр событий очень широк: корпоративы, дни рождения, тимбилдинги, конференции – со всем этим работает ивент-менеджер². Профессия востребована на рынке, ведь сегодня мероприятия – это не просто развлечения, а важная часть маркетинга и коммуникаций брендов.

Многие думают, что ивент-менеджер – это такой «вечный тамада» или человек, который целый день придумывает конкурсы для вечеринок. На самом деле за идеально проведенным событием стоит огромная подготовительная работа: от концепции и бюджетирования до решения форс-мажоров в реальном времени.

По сути ивент-менеджер – это универсальный организатор, совмещающий навыки управленца, творца, психолога и логиста. Он может работать самостоятельно и контролировать процесс от начала до конца, или вести проект в команде, распределяя задачи между подрядчиками. В любом случае, без таких качеств как стрессоустойчивость, коммуникабельность, организованность и креативность в этой профессии не обойтись².

Часть 1. Ивент-менеджер: портрет профессии

Ивент-менеджер (от англ. event manager) в дословном переводе – «менеджер событий», организатор мероприятий. Так и есть: «ивент-менеджер — это организатор мероприятий. Профессия интересная, творческая и востребованная»². Проекты, которыми занимается такой специалист, могут быть самыми разными – от праздников и концертов до деловых форумов. Задача ивент-менеджера – превратить любую идею клиента в яркое запоминающееся событие. Он придумывает концепцию, планирует программу, собирает команду и ресурсы, а затем следит, чтобы всё прошло гладко.

Важно понимать, что ивент-менеджмент – это не только про веселье и творчество, но и про строгую организацию. Современный организатор событий зачастую балансирует между креативным видением и жесткими бизнес-требованиями¹.

Например, компания может ставить цель не просто развлечь гостей, а донести определённый месседж или укрепить репутацию бренда. Ивент-менеджер должен учесть эти цели при разработке сценария. Он как дирижёр, руководит множеством процессов сразу: творческим (декор, сценарий, шоу-программа) и техническим (бюджет, логистика, тайминг, безопасность).

Еще один штрих к портрету профессии: ивент-менеджеры могут работать в разных форматах. Кто-то предпочитает штатную работу в компании или агентстве, а кто-то выбирает фриланс. Специалист может быть в штате ивент-агентства или отдела маркетинга крупной фирмы, получая стабильный оклад, либо работать на себя и брать гонорары за каждый проект³. При этом мероприятия могут проводиться где угодно: от банкетных залов и офисов до стадионов и даже онлайн-пространств. Хороший организатор быстро адаптируется под любой формат и аудиторию, будь то детский праздник или международный форум.

Чтобы успешно справляться со всеми этими задачами, ивент-менеджеру требуются определенные личные качества. В их числе – умение работать в режиме многозадачности и сжатых сроков, навык общения с людьми (клиентами, гостями, подрядчиками), креативность в решении нестандартных проблем, а также способность сохранять спокойствие в стрессовых ситуациях². Недаром многие специалисты шутят, что ивент-менеджер должен быть немного волшебником: предугадывать риски, находить выход из любого положения и делать так, чтобы гостям всё казалось идеальным и легким, даже если за кулисами кипит работа.

Часть 2. Обязанности и задачи ивент-менеджера

Что же конкретно делает ивент-менеджер в процессе подготовки мероприятий? Проще сказать «он делает всё» – от первой встречи с заказчиком до финальных аплодисментов. Если разложить работу по этапам, то ивент-менеджер отвечает за все стадии события – от идеи до демонтажа оборудования³. Эксперты отмечают, что в круг задач такого специалиста входит практически всё, что нужно для проведения события².

Перечислим основные обязанности ивент-менеджера шаг за шагом:

1. Общение с клиентом и формирование концепции. Организатор начинает с того, что выясняет потребности заказчика и цель мероприятия. Нужно договориться о формате и плане: будет ли это камерный вечер для партнеров или масштабный фестиваль, какая тема, какое настроение. Ивент-менеджер предлагает идеи, которые соответствуют ожиданиям клиента, и добивается утверждения концепции.

На этом же этапе обсуждаются сроки и приблизительный бюджет события. Хороший специалист сразу умеет расположить к себе клиента, ясно презентовать идею и вести переговоры, чтобы все стороны понимали друг друга².

2. Поиск и бронирование площадки. Задача – найти оптимальное место проведения под формат и масштаб мероприятия. Например, если планируется корпоратив на 50 человек, нужен зал, где всем будет комфортно, и который соответствует сценарию (есть место для сцены, танцпола, банкетные зоны и т.д.)². Ивент-менеджер изучает варианты площадок, сравнивает цены, проверяет доступность даты и договаривается об аренде. Часто приходится заранее выезжать на осмотр площадки, уточнять технические возможности (звук, свет, проекторы, парковка и прочее).

3. Подбор подрядчиков и команды. Ни одно большое мероприятие ивент-менеджер не проводит в одиночку – ему нужна команда исполнителей. В зависимости от сценария ищутся и нанимаются подрядчики: ведущие или модераторы, музыканты или диджеи, кейтеринг (выездное питание)², декораторы, технические специалисты (звукорежиссеры, осветители), монтажники сцены и оборудования, фотографы и видеографы, охрана и т.д.

Заранее оговариваются объемы работ, гонорары, заключаются договоры. Ивент-менеджер должен найти надежных специалистов и скоординировать их работу, чтобы каждый знал свою задачу и вовремя ее выполнил.

4. Составление сметы и документация. Очень важная часть работы – бюджетирование и оформление документов. Нужно рассчитать все расходы: аренда помещения, оплата подрядчиков, закупка материалов, гонорар артистов, полиграфия, сувениры и прочее. На основе этих расчетов ивент-менеджер формирует смету и согласует ее с клиентом².

Далее – заключает договора с подрядчиками, следит за платежами, готовит при необходимости официальные письма, разрешения (например, на перекрытие улицы для фестиваля) и страховки. После мероприятия занимается закрывающими документами, отчетами. Документальная работа требует внимательности и знания основ делопроизводства.

5. Разработка сценария мероприятия. Чтобы событие было интересным, нужен сценарный план – по сути, детальная программа, расписанная по времени. Ивент-менеджер либо самостоятельно продумывает сценарий, либо привлекает режиссера или сценариста, если бюджет позволяет². В сценарии прописывается, что и когда происходит: приветствие гостей, выступления, активности, перерывы, музыкальные номера, финал.

Иногда сценарий совсем простой (например, стандартный шаблон для типового корпоратива), а иногда требуется креативная концепция с уникальными элементами. Организатор должен уметь и сам написать план, и оценить качество работы приглашенного сценариста. Кроме того, к сценарию относится подбор контента: презентаций, видео, музыки, конкурсов – чтобы все части программы сложились в цельную историю.

6. Маркетинг и продвижение события. Если мероприятие публичное или коммерческое, необходимо привлечь аудиторию – продать билеты или пригласить участников. Поэтому ивент-менеджеру зачастую приходится организовывать промо-кампанию: продумать название и слоган, сделать страницу мероприятия в интернете, запустить рекламу в соцсетях, разослать email-рассылки с приглашениями, напечатать афиши и баннеры².

Даже для закрытого корпоративного события может потребоваться внутренняя коммуникация: красивые приглашения для сотрудников, анонс по корпоративной почте, тизеры для поддержания интереса. Ивент-менеджер контролирует эти маркетинговые активности – сам или с помощью маркетологов, SMM-специалистов, дизайнеров.

7. Координация во время проведения. Наступает день X – само мероприятие. В этот момент ивент-менеджер превращается в режиссера-постановщика и кризис-менеджера в одном лице. Он должен на площадке следить за выполнением всех намеченных шагов: вовремя ли приехал кейтеринг, на месте ли ведущий, готовы ли декорации, работает ли аппаратура. Если что-то идет не по плану – мгновенно реагировать и устранять неполадки².

Например, если внезапно отключилось электричество или пошел дождь на опен-эйре, нужно быстро найти решение, переключиться на резервные варианты, чтобы гости ничего не заметили. Координация включает управление таймингом (чтобы все части программы шли по расписанию), коммуникацию между всеми членами команды (рация, мессенджеры) и решение любых вопросов на месте. Ивент-менеджер буквально «живёт» на площадке все мероприятие, держа руку на пульсе.

8. Завершение и анализ мероприятия. Работа не заканчивается, когда прозвучали финальные аккорды. После мероприятия ивент-менеджер организует закрытие проекта: это и разбор площадки (демонтаж декораций, оборудования), проводы гостей, и финансовые расчеты – полностью расплатиться с подрядчиками, собрать чеки и закрывающие документы².

Также важно подвести итоги: собрать обратную связь от клиента и участников, оценить, что прошло успешно, а что можно улучшить. Если цель – маркетинговая, измеряются результаты (сколько пришло гостей, сколько публикаций в СМИ, насколько выросли продажи и т.п.). Все эти данные собираются в послеevent-отчет, который ивент-менеджер готовит для заказчика и своей команды. Анализ помогает сделать выводы и учесть опыт в будущих проектах.

Как видишь, обязанностей у ивент-менеджера действительно много. Недаром говорят, что это «человек-оркестр», который отвечает за превращение любой идеи в качественный и запоминающийся опыт. Он следит за каждой деталью – от расположения декораций до настроек света – и держит в голове сотню задач одновременно⁴. Но именно разнообразие задач делает эту работу настолько интересной: ни один день не похож на другой, каждое мероприятие уникально. По сути, ивент-менеджер – универсальный руководитель проекта мероприятия, способный взять на себя всю организацию события под ключ.

Часть 3. Где работает ивент-менеджер?

Место работы ивент-менеджера во многом зависит от его специализации и предпочтений. Существует несколько основных вариантов трудоустройства:

3.1. Ивент-агентства

Большинство профессиональных организаторов начинают карьеру именно в event-агентстве. Это специализированные компании, которые по заказу клиентов придумывают и проводят мероприятия «под ключ». В агентстве ивент-менеджер работает в команде – есть коллеги, начальники проектов, подрядчики. Зато и проекты разнообразные: сегодня, к примеру, корпоратив для банка, завтра – городской фестиваль. В крупных городах России десятки ивент-агентств, и каждый год появляются новые.

Лидеры отрасли даже составляют свои рейтинги – так, в Национальный рейтинг ивент-агентств 2024 года вошли 50 компаний, среди которых Eventum Premo, TVIN, Redday и другие⁵. Работа в агентстве – это возможность набить руку на разных задачах и быстро вырасти профессионально, хотя и нагрузка там обычно высокая.

3.2. Отделы компаний (инхаус)

Крупные корпорации и бизнесы нередко устраивают собственные события – для сотрудников, партнеров, клиентов. Это могут быть корпоративные праздники, конференции, презентации продуктов, PR-акции. Поэтому в штате таких компаний бывают позиции типа «ивент-менеджер» или «менеджер по организации мероприятий». Такой специалист сидит внутри компании и отвечает только за события своего работодателя.

Плюс – стабильная зарплата, знание специфики одной компании, работа на долгосрочную перспективу.

Минус – мероприятий может быть не так много или они однотипные (например, только internal-ивенты). Однако в больших фирмах (банки, IT-компании, ритейл) внутренний ивент-менеджер точно не скучает: ему доверяют и тимбилдинги, и новогодние праздники, и участие компании во внешних выставках.

3.3. Частная практика (фриланс)

Некоторые ивент-менеджеры выбирают свободное плавание. Фрилансер сам ищет клиентов и проекты, формирует команду под каждое мероприятие. Чаще всего на фрилансе работают организаторы частных мероприятий – свадебные распорядители, организаторы дней рождения, семейных торжеств. Также опытные менеджеры после работы в агентствах нередко открывают собственные ивент-студии или агентства.

Фриланс дает свободу выбора проектов и гибкость графика, но требует и предпринимательской жилки: нужно уметь себя продать, наладить сеть контактов, выстроить репутацию. Вознаграждение на фрилансе обычно сдельное, и зависит от количества и масштаба проектов (в удачные месяцы может быть больше, чем оклад, а в межсезонье – меньше). По данным отраслевых исследований, ивент-менеджеры могут получать как фиксированную зарплату в компании, так и гонорары за проект – все зависит от формата занятости и сложности мероприятия³.

3.4. Государственные и общественные организации

Отдельно стоит упомянуть, что навыки ивент-менеджера нужны и в некоммерческом секторе. В органах власти, музеях, университетах, благотворительных фондах часто проходят мероприятия: от городских праздников и фестивалей до официальных церемоний и конференций. Организацией таких событий тоже занимаются менеджеры, иногда их называют по-другому (например, «специалист по мероприятию» при администрации города).

Работа в госструктуре связана с бюрократией и строгими регламентами (тендеры, согласования), но зато проекты могут быть очень крупными, с тысячами участников. А в сфере благотворительности организатору часто приходится работать с ограниченным бюджетом и полагаться на помощь волонтеров, привлекая спонсоров и партнеров⁴. Такой опыт тоже многому учит – например, креативности в решении задач при минимуме ресурсов.

В целом, ивент-менеджер может приложить свои умения в самых разных местах. Можно строить карьеру в глянцевом ивент-агентстве, стать внутренним организатором в солидной корпорации, делать шоу в индустрии развлечений или посвятить себя социальным проектам. Все дороги открыты, ведь умение классно проводить мероприятия ценится повсюду. Главное – найти формат, который тебе ближе: кто-то любит драйв агентской жизни с постоянными новыми клиентами, а кто-то – размеренную работу над проектами одного бренда.

Часть 4. Специализации и виды мероприятий

Ивент-индустрия очень разнообразна, и внутри профессии существуют разные специализации. Многие организаторы выбирают нишу и становятся экспертами в своем типе событий.

Вот основные виды мероприятий, на которых специализируются ивент-менеджеры:

4.1. Корпоративные мероприятия

Это события для компаний и организаций, нацеленные на внутреннюю аудиторию (сотрудников) или бизнес-партнеров. Сюда относятся корпоративные праздники, юбилеи компаний, ежегодные собрания, тимбилдинги, тренинги для персонала. Также корпоративными можно назвать деловые события внутри компании – стратегические сессии руководства, корпоративные конференции.

Работа с такими ивентами требует понимания корпоративной культуры, умения соблюдать субординацию и конфиденциальность. Зато бюджеты у крупных компаний обычно щедрые, ивент-менеджеру есть где развернуться. Например, конференции, тимбилдинги и юбилеи компаний входят в число типичных корпоративных событий¹. Здесь важно чётко следовать целям бизнеса и поддерживать имидж компании.

4.2. Деловые события (B2B и отраслевые)

К этой категории относят мероприятия для профессионального сообщества, клиентов или партнеров: форумы, выставки, конгрессы, симпозиумы, бизнес-завтраки, саммиты. Их цель – обмен опытом, нетворкинг, продвижение товаров и услуг на рынке. Специализация на деловых ивентах требует высоких организационных навыков и внимания к содержательной части.

Нужно разбираться в тематике, уметь работать со спикерами, готовить раздаточные материалы, обеспечивать технические условия для презентаций. Выставки и форумы часто масштабны и собирают сотни участников, поэтому логистика и координация тут особенно сложны¹. Зато такие проекты очень статусные, и успешный форум или выставка способны принести организатору имя в отрасли.

4.3. Частные мероприятия

Сюда входят семейные и личные торжества: свадьбы, дни рождения, юбилеи, частные вечеринки. Это совершенно особая ниша. Тут на первом месте – эмоции и личные желания заказчика. Ивент-менеджер, работающий с частными клиентами, фактически становится «режиссером» важного дня в их жизни: свадьбы или юбилея. Требуется максимум такта, индивидуальный подход, внимание к деталям. Нужно придумать уникальный сценарий под конкретных людей, учесть их мечты и бюджет.

Свадебный организатор – один из самых известных подвидов этой профессии. Частные мероприятия обычно оплачиваются самими клиентами, а не корпорациями, поэтому бюджеты могут быть скромнее (хотя бывают и роскошные свадьбы на миллионы). Специалист по таким ивентам часто сопровождает клиентов с самого начала (выбор места, стилистика праздника, образ невесты и т.п.) и до последней минуты праздника.

Примеры: свадьбы, дни рождения, юбилеи, домашние вечеринки – всем этим занимаются ивент-менеджеры частных событий¹. Тут очень важна стрессоустойчивость (вспомним невест, меняющих решение в последний момент!) и способность решать конфликты, ведь эмоции порой зашкаливают⁴.

4.4. Маркетинговые и PR-ивенты

Это мероприятия, напрямую связанные с продвижением брендов, продуктов или услуг. Презентации новых продуктов, пресс-конференции, PR-акции, открытие магазинов, промо-мероприятия, бренд-активации – всеми такими событиями занимаются ивент-менеджеры маркетингового направления. Здесь на первый план выходит понимание маркетинговых целей. Организатор должен тесно работать с отделом маркетинга или агентством, чтобы мероприятие усиливало бренд и давало нужный инфоповод.

Например, при запуске нового автомобиля ивент-менеджер устроит эффектное шоу для клиентов и прессы, чтобы сформировать вау-эффект. Презентации продуктов, промо-акции, бренд-активации – типичные примеры маркетинговых событий¹. Часто такие ивенты вписываются в большую рекламную кампанию, и от их успеха зависит интерес публики и СМИ. Поэтому здесь особенно важны креативность (необычные форматы, интерактив) и умение работать с инфлюенсерами, прессой.

4.5. Фестивали, концерты и массовые мероприятия

Яркое и динамичное направление, где ивент-менеджер превращается в продюсера большого шоу. Музыкальные фестивали, городские праздники, культурные фестивали, массовые спортивные события, концерты популярных артистов – все это масштабные ивенты с тысячами зрителей¹. Их организация – настоящий экзамен на профпригодность: нужно учесть безопасность, работу с толпой, координацию множества служб (сцена, звук, свет, охрана, медицина, билетные сервисы).

Часто к такого рода проектам привлекаются самые опытные агентства и специалисты, потому что цена ошибки высока. Ивент-менеджер, специализирующийся на фестивалях и концертах, должен разбираться в техническом оснащении сцены, райдерах артистов, требовать от подрядчиков высочайшего качества.

Примеров масса: городские Дни города, музыкальные фестивали вроде «Нашествие», опен-эйры, новогодние городские гуляния, кинофестивали и т.д. Зато и удовлетворение колоссальное: видеть, как тысячи людей радуются событию, организованному твоими руками. Многие называют эту нишу самым экстремальным направлением ивент-сферы, но и самым творческим.

4.6. Спортивные мероприятия

Отдельно выделим организацию спортивных событий – от городского марафона до чемпионата мира. Тут тоже своя специфика: необходимо учитывать требования спортивных федераций, правила соревнований, вопросы безопасности спортсменов и зрителей. Ивент-менеджер спортивных проектов работает с аренами, стадионами, занимается аккредитацией участников и прессы, продумывает церемонии открытия/закрытия.

Координация потоков людей особенно важна – например, на марафон может выйти десятки тысяч бегунов плюс болельщики. А еще часто требуется резервный план на случай погодных условий. Но успешное спортивное событие – это престиж, его могут показывать по ТВ, писать СМИ. Многие ивенторы мечтают поучаствовать в организации, скажем, Олимпиады или чемпионата мира, ведь это вершина мастерства. Для примера: в Сочи проводятся гонки Формулы-1, привлекающие тысячи гостей, – их тоже делают ивент-специалисты (координируя и спорт, и шоу-программу для публики).

4.7. Виртуальные и гибридные ивенты

Новейшая специализация, получившая бурный рост в 2020-х годах. Онлайн-мероприятия (вебинары, онлайн-конференции, виртуальные выставки) и гибридные события (когда часть аудитории присутствует в зале, а часть подключается онлайн) стали повседневностью. Ивент-менеджеры, освоившие эту нишу, умеют работать с платформами для видеотрансляций, онлайн-чатами, виртуальными сценами. Им важно обеспечить интерактив и вовлеченность удаленной аудитории, а также справляться с техническими вызовами – качественный интернет, резервные каналы связи и т.п.

Примеры: крупные компании сейчас проводят онлайн-конференции для своих филиалов по всему миру, образовательные форумы перешли в онлайн-формат, и даже концерты проходят как стримы. Организаторы используют специальные сервисы с функциями сети, опросов, виртуальных стендов (например, платформы вроде Hopin, Zoom Events). Такая работа требует новых навыков, но будущее явно за гибридными форматами – спрос на цифровые события растет⁶.

Как видно, спектр специализаций ивент-менеджера огромен. Каждый тип мероприятий накладывает свой отпечаток на работу организатора. К примеру, подготовка медицинской конференции требует знания отраслевых норм и терминологии, а работа над музыкальным фестивалем – понимания логистики массовых событий¹. Многие профессионалы со временем пробуют несколько ниш, прежде чем найти свою любимую. Кто-то совмещает несколько направлений сразу, особенно на старте карьеры, чтобы не упускать возможностей.

Но в конечном счете, принципы организации везде похожи, просто акценты разные. Опытный ивент-менеджер способен смотреть на мероприятие сразу с нескольких позиций – глазами клиента, гостя, подрядчика и организатора – чтобы предусмотреть все нюансы¹. Именно это умение и позволяет ему успешно проводить и деловой форум на 5000 человек, и уютную свадьбу на 20 гостей.

Часть 5. Инструменты и технологии в работе ивент-менеджера

Когда-то ивент-менеджеры обходились обычной записной книжкой и телефоном. Сейчас же рынок предлагает массу цифровых инструментов, облегчающих жизнь организатору. Говорят, что главный инструмент ивент-менеджера – это табличка Excel и блокнот с важными записями. Реальность намного сложнее: чтобы провести действительно крутое мероприятие, пригодится целый арсенал сервисов и программ⁷.

Расскажем о ключевых категориях инструментов, которые используют ивент-специалисты:

5.1. Планирование проектов: таблицы и таск-менеджеры

Классика жанра – это электронные таблицы (Excel, Google Sheets). В них ивент-менеджеры ведут сметы, списки задач, тайминги. Таблица помогает видеть бюджет и график подготовки целиком. Однако вручную контролировать сотни задач сложно, поэтому на помощь приходят специальные программы для управления проектами: например, Trello, Asana, Яндекс.Трекер, Monday и т.д.

Они позволяют команды из любых точек мира работать совместно, держать все проекты в одном пространстве⁷. В Trello, например, задачи визуально представлены на досках, их можно назначать людям, ставить дедлайны. Многие такие сервисы имеют бесплатные версии, что приятно. В итоге грамотный ивентор комбинирует: сводный бюджет хранит в Excel, а ежедневные задачи распределяет по современному таск-менеджеру – так ничего не упустится из виду.

5.2. Коммуникации и совместная работа

Организация мероприятий – командная деятельность, поэтому важно быстро обмениваться информацией. Ивент-менеджеры активно используют мессенджеры (Telegram, WhatsApp) для оперативных чатов с командой и клиентами. Также в ход идут почта (для официальных писем, приглашений) и видеоконференции – Zoom, Microsoft Teams, Skype – для удаленных встреч и обсуждений.

Часто команда проекта распределена географически (подрядчики, удаленные сотрудники), и без видео-звонков не обойтись. Для внутрикомандной коммуникации некоторые агентства внедряют корпоративные порталы или Slack – чтобы все общались на единой платформе.

Общение в режиме 24/7 – обычное дело в период подготовки: телефон ивент-менеджера всегда заряжен, уведомления включены, потому что подрядчики могут писать и звонить по любым вопросам. Умение быстро отвечать и быть на связи – тоже своеобразный «инструмент» в работе.

5.3. CRM и базы данных

При работе с большим числом клиентов или гостей на мероприятиях выручает CRM-система (Customer Relationship Management). Она помогает хранить контакты, историю взаимодействий, статусы приглашений. Например, на конференцию с 1000 участников можно выгрузить все заявки в CRM и отметить, кому отправлено приглашение, кто подтвердил участие, кто оплатил билет.

Популярные CRM ( amoCRM, Битрикс24, Salesforce ) применяются и в ивент-сфере для ведения клиентской базы и автоматизации рассылок. Также ивенторы ведут собственные базы проверенных подрядчиков: контакты ведущих, кейтеринга, площадок, артистов. Раньше это были записные книжки, теперь – электронные таблицы или специальные каталоги. В общем, все связи и контакты должны быть под рукой в структурированном виде.

5.4. Продвижение и маркетинг мероприятия

Тут на выручку приходят онлайн-сервисы и платформы.

Во-первых, нужен сайт или страница события – часто лендинг создают на конструкторах вроде Tilda или Wix (это быстро и не требует знания кода). На лендинге публикуется программа, спикеры, регистрационная форма.

Во-вторых, email-рассылки: сервисы типа Mailchimp, UniSender или российские аналоги позволяют разослать красивые приглашения и напоминания по базе гостей⁷.

В-третьих, социальные сети и таргетинг: ивент-менеджер может настроить событие в Facebook (запрещен в РФ) или ВКонтакте, запустить рекламу по целевой аудитории, вести аккаунт мероприятия в Instagram (запрещен в РФ) или VK с анонсами.

В-четвертых, сервисы регистрации и продажи билетов. В России популярны платформа Timepad, Radario, Yandex.Афиша – через них удобно продавать билеты и регистрировать участников на мероприятие⁷.

Эти сервисы берут на себя онлайн-оплату, рассылку билетов, иногда даже контроль входа (через QR-коды). Ивент-менеджер настраивает событие в системе, а потом в режиме реального времени видит статистику продаж билетов. В-пятых, аналитика в интернете: Google Analytics, Яндекс.Метрика – чтобы отследить, насколько эффективно шла реклама мероприятия, откуда люди переходили на сайт и т.д.

5.5. Творческие и визуальные инструменты

Организация события – это не только про таблицы, но и про красивую картинку. Поэтому в арсенале менеджера часто есть программы для дизайна и презентаций.

Во-первых, графические редакторы: хотя бы базовое владение Canva, Photoshop или Illustrator помогает быстро подправить афишу, сделать приглашение, оформить схему зала.

Во-вторых, конструкторы презентаций: PowerPoint, Keynote, Prezi – они нужны, чтобы создавать эффектные презентации концепции для клиента или слайд-шоу, которое будет идти на экране во время мероприятия. Презентация часто решает всё на этапе продажи идеи, поэтому ивентору важно уметь ясно и привлекательно оформить свои предложения.

В-третьих, сервисы для мозгового штурма и идей. Например, электронные доски Miro или mind-map сервисы (MindMeister, XMind) помогают команде совместно генерировать концепции, рисовать mind map сценария. А Pinterest и другие референс-платформы – бесценный источник вдохновения и готовых идей по оформлению, тематике, фотозонам и прочему⁷. Также нельзя забывать про облачные хранилища (Google Drive, Dropbox): туда складываются фото, видео, дизайн-макеты, чтобы команда имела доступ 24 часа.

В совокупности, получается, что ивент-менеджер вооружен гаджетами и софтом по полной программе. На практике у каждого специалиста свой набор «must-have приложений», но общая тенденция такова, что без технологий уже никуда. Они позволяют автоматизировать рутину, ничего не забыть и сделать мероприятие удобным для участников (электронные билеты, QR-коды, чат-боты и т.д.). Конечно, важно не переборщить: технологии – помощники, а не самоцель. Но современный ивентщик, как правило, уверенно владеет и Excel, и Trello, и многими другими сервисами, чтобы организовать классный ивент⁷.

Часть 6. Примеры успешных мероприятий и ведущие ивент-агентства

За каждым громким событием обычно стоит команда профессионалов и опытное агентство. В России есть ряд крупнейших ивент-агентств, которые славятся своими проектами. Согласно Национальному рейтингу ивент-компаний 2024 года, лидерами рынка стали агентства Eventum Premo, TVIN и Redday⁵. Эти компании набрали наибольшие оценки по итогам года, обойдя десятки конкурентов. Например, Eventum Premo занял первое место с 7287 баллами, подтвердив статус одного из самых известных российских агентств⁵. В тройку также вошли TVIN и Redday, что говорит о высоком уровне проектов, которые они реализуют.

Рассмотрим на примере, чего добиваются топ-игроки индустрии. Агентство Redday – отличный кейс роста: основанное в 2004 году в Красноярске группой энтузиастов, оно за несколько лет покорило столичный рынок и выросло в крупную компанию федерального масштаба. Redday специализируется на масштабных событиях для бизнеса – фактически это B2B-ивенты, нацеленные на решения корпоративных задач крупных клиентов⁸.

Средний бюджет одного проекта Redday сейчас порядка 10 миллионов рублей, а в портфеле около 50 активных клиентов. Среди них такие гиганты, как Росатом, Qiwi, S7, BASF, Burger King, Oriflame и многие другие⁸. То есть этим агентствам доверяют проведение самых ответственных мероприятий национального уровня.

Какие же мероприятия можно назвать успешными примерами? Для корпораций успех измеряется достижением целей и впечатлением гостей. Вот несколько реальных случаев:

6.1. Запуск нового продукта с размахом

Агентства нередко организуют масштабные презентации новых автомобилей, гаджетов, банковских услуг. Например, партнер Skypro Мария Ковалева вспоминала свой проект – запуск фармацевтического продукта с бюджетом 8 млн руб. и 400 гостями, где нужно было интегрировать научную часть в развлекательную программу. За три дня до события внезапно отказал главный технический подрядчик – и ивент-менеджеру пришлось за 48 часов перестроить всю техническую схему и найти замену¹.

А в день мероприятия прорвало трубу в гримерке спикеров, да еще и почетный гость потерял флешку с презентацией! Тем не менее, благодаря оперативной работе команды мероприятие прошло блестяще – гости даже не узнали о ЧП, а довольный клиент продлил контракт на год¹. Это пример того, как ивент-менеджеры держат удар и добиваются успеха, несмотря на форс-мажоры.

6.2. Серия гибридных вечеринок

Агентство Eventum Premo еще до пандемии проводило экспериментальный проект – вечеринки S7 Night Flight Show для авиакомпании S7, совмещавшие офлайн-шоу и онлайн-активности. Это были яркие события, где сотни участников на площадке в Москве взаимодействовали с аудиторией онлайн. Во время карантина 2020 года команда Eventum Premo вовсе полностью ушла в онлайн-формат, запустив собственную платформу для виртуальных мероприятий Zeen⁶.

Они провели за период изоляции более 10 онлайн-событий – от нишевых образовательных вебинаров до масштабных цифровых форумов на десятки тысяч участников для таких клиентов, как Xiaomi и Coral Club⁶. Этот опыт показал, что даже в сложных условиях ивент-специалисты умеют адаптироваться и создавать успешные кейсы. Более того, гибридные форматы оказались настолько эффективны, что их продолжают применять и после возвращения офлайна.

6.3. Корпоративные праздники нового уровня

Топовые агентства славятся тем, что превращают привычные корпоративы в нечто уникальное. К примеру, Redday организовал для крупного банка корпоративный праздник на стадионе «ВТБ Арена» – приуроченный к окончанию строительства спортивного объекта⁹. Это был не просто банкет, а целое шоу: с туром по новому стадиону, выступлением звезд, интерактивными зонами.

Другой пример – Redday проводил для компании «Мираторг» тематический корпоратив «Русское Родео» на открытом воздухе с ковбойскими развлечениями⁹. Такие события становятся легендами внутри компаний: сотрудники чувствуют гордость, сплоченность, долго обсуждают пережитые эмоции. А для агентства это тоже успех – ведь довольный клиент, вероятно, вернется за организацией следующего мероприятия.

Подобных примеров много: деловые форумы, успешно проведенные несмотря на тысячи участников; фестивали, ставшие городскими традициями; конференции, после которых продажи компании взлетели вверх. Их объединяет одно – профессиональная работа ивент-команды. Российская ивент-индустрия сегодня на подъеме: агентства экспериментируют с форматами, осваивают новые технологии (VR/AR, AI), выходят на международный уровень. Не случайно отечественные агентства побеждают и на мировой арене – так, проекты российских команд отмечают наградами на фестивалях вроде Bea World, BEMA и других.

Для начинающего ивент-менеджера эти успешные мероприятия – отличный ориентир. Изучая кейсы лидеров (например, Eventum Premo, Redday, Tvin, Department, Podъezdiki и др.), можно увидеть, как из креативной идеи рождается грандиозное событие, как просчитываются риски и распределяются бюджеты. Лучшие агентства щедро делятся опытом на конференциях и в блогах, поэтому учиться есть у кого.

Ну а главное – любые успешные проекты показывают: профессия ивент-менеджера способна приносить огромную отдачу, когда за дело берутся с душой и профессионализмом. Улыбки гостей, восторженные отзывы клиентов, новые контракты – всё это результаты работы ивент-специалиста, которыми можно гордиться.

Краткое резюме по разделам

Часть 1. Ивент-менеджер: портрет профессии

Ивент-менеджер – это организатор самых разных мероприятий «под ключ». Он сочетает творческий подход с бизнес-навыками, придумывает концепции и реализует события от начала до конца. Профессия востребована, сфера применения широкая – от корпоративных событий до концертов. Важно, что ивент-менеджер должен быть стрессоустойчивым, коммуникабельным и уметь работать над множеством задач одновременно, оставаясь при этом креативным.

Часть 2. Обязанности и задачи ивент-менеджера

Основные задачи ивент-менеджера включают полный цикл подготовки мероприятия. Он общается с заказчиком и уточняет цели, подбирает площадку, набирает команду подрядчиков (ведущих, кейтеринг, техников и т.д.), составляет смету и ведет документы. Далее организатор разрабатывает сценарий и программу, отвечает за маркетинг (если нужно привлечь гостей). Во время самого события ивент-менеджер координирует всех и решает проблемы на месте, а после – закрывает проект (демонтаж, расчеты, отчеты). Проще говоря, он отвечает за всё – чтобы мероприятие прошло успешно от идеи до финала.

Часть 3. Где работает ивент-менеджер?

Места работы могут быть разными. Многие работают в ивент-агентствах, где делают проекты для разных клиентов (это динамично, но нагрузка высокая). Другие – во внутренних отделах компаний, организуя только корпоративные события своей фирмы (стабильно, но круг задач чуть уже). Есть и фрилансеры, ведущие частные заказы (например, свадьбы) или запускающие собственные ивент-студии.

Навыки ивент-менеджера востребованы также в госорганизациях и некоммерческих фондах для проведения общественных мероприятий. Формат занятости влияет и на доход: можно получать оклад в штате или гонорар за каждый проект – гибкость профессии позволяет выбирать.

Часть 4. Специализации и виды мероприятий

Специализации ивент-менеджеров зависят от типа событий. Основные направления:

1. Корпоративные и деловые мероприятия (внутренние корпоративы, конференции, форумы, выставки) – требуют понимания бизнес-целей и умения работать с компаниями.

2. Частные торжества (свадьбы, юбилеи, частные вечеринки) – здесь важны эмоциональный интеллект, индивидуальный подход и креатив.

3. Маркетинговые и PR-события (презентации продуктов, промо-акции, открытие магазинов) – нацелены на продвижение брендов, нужно сочетать креатив с маркетинговой стратегией.

4. Фестивали, концерты, массовые праздники – масштабные события для широкой публики, требуют опыта в безопасности, логистике и работе со звездами.

5. Спортивные мероприятия (соревнования, марафоны) – имеют свою специфику, важна координация больших потоков людей и знание спортивных протоколов.

6. Онлайн и гибридные ивенты – новый тренд, где нужны навыки работы с цифровыми платформами и поддержания вовлеченности аудитории в виртуальной среде.

Каждая ниша накладывает свой отпечаток на работу, но принцип один: ивент-менеджер должен обеспечить высокое качество события с учётом специфики аудитории и целей.

Часть 5. Инструменты и технологии ивент-менеджера

В работе ивент-менеджера используется множество инструментов. Это и привычные Excel-таблицы для смет и расписаний, и современные таск-менеджеры (Trello, Asana) для координации команды. Связь поддерживается через мессенджеры, почту, видеоконференции – организатор всегда на связи. Для привлечения аудитории служат лендинги мероприятий (на конструкторах вроде Tilda), email-рассылки приглашений, продвижение в соцсетях.

При продаже билетов и регистрации помогают платформы (Timepad, Radario и др.). В творческой части ивентор использует презентационные и дизайн-программы (PowerPoint, Canva) и черпает идеи на Pinterest. Все эти технологии позволяют автоматизировать рутину и лучше контролировать процесс, хотя успех мероприятия по-прежнему зависит от профессионализма самого менеджера.

Часть 6. Примеры успешных проектов и лидеры рынка

Успешные мероприятия – лучшая иллюстрация работы ивент-менеджера. В России известны кейсы, когда команда за считанные дни преодолевала кризисы (например, замена подрядчика за 48 часов до события) и всё равно проводила событие на высшем уровне. Крупные агентства (Eventum Premo, Redday, TVIN и др.) организуют события для крупнейших компаний – от запусков новых продуктов с миллионными бюджетами до масштабных фестивалей.

Например, Redday выросло до федерального лидера, проводя корпоративные проекты с бюджетом ~10 млн руб. для таких клиентов, как Росатом или S7. Eventum Premo отличилось инновационными гибридными вечеринками и онлайн-форумами. Эти компании регулярно занимают верхние строчки рейтингов и получают профессиональные награды, доказывая высокий уровень российской ивент-индустрии. Для начинающих организаторов их проекты служат ориентиром, вдохновляя достигать такого же блестящего результата в своих мероприятиях.

Источники

1. Кто такой ивент-менеджер: обязанности, навыки и специфика работы. Sky.pro.
2. Ивент-менеджер: кто это и чем занимается. Eventologia.ru.
3. Event-Manager — карьерный гид. Work.ua.
4. Кто такой event-менеджер и зачем он нужен. Event.mba.
5. Ивент-тренды. Sostav.ru.
6. Чек-лист по организации онлайн-мероприятий. Eventum Premo.
7. Сервисы для организаторов событий. Eventologia.ru.
8. Кейс Redday. Zhazhda.biz.
9. Redday. Redday.Events.

*Страница может содержать рекламу. Информация о рекламодателях по ссылкам на странице.*