Что такое тайм-менеджмент и для чего он важен + разбор принципов планирования

Здравствуйте! В статье мы расскажем, что называют тайм-менеджментом, чем он полезен, с помощью каких техник можно управлять своим временем и где найти курсы по time management. А также разберемся, кому важно планировать свой день и каким принципам нужно следовать.

Что такое тайм-менеджмент

Говоря простыми словами, тайм-менеджмент (англ. "управление временем") - это совокупность принципов, техник и инструментов, которые помогают грамотно распределять время, вести учет рабочих задач и повседневных дел, а также эффективно с ними справляться.

Для чего он нужен и какова его цель

Если кратко, цель тайм-менеджмента - сделать вашу жизнь проще и внести в нее здоровую и красивую упорядоченность. Вся эта система принципов необходима для того, чтобы разгрузить голову от беспокойства о делах и освободить время для действительно важных вещей.

Тайм-менеджмент дает возможность:

• остановиться и провести ревизию всего, что происходит в вашей жизни;
• навести порядок в делах, отделить важное от неважного и любимое от нелюбимого;
• научиться управлять своими ресурсами;
• делать дела без суеты, стресса и все успевать;
• выделять время только для себя.

Кому важно управлять временем

Кажется, что тайм-менеджмент - это что-то для руководителей высшего звена, менеджеров и бизнесменов. На самом деле нет.

Даже если вы не бизнесмен и не управленец, вы все равно ходите на работу, выполняете задачи с той или иной эффективностью, возвращаетесь домой уставшим и не успеваете отдохнуть за выходные из-за домашних дел.

Тайм-менеджмент жизненно важен для студента, который не может заставить себя создать документ с названием "Курсовая". Тайм-менеджмент полезен для всех, кто работает из дома, фрилансит, творит и хотя бы раз в день думает, что ничего не успевает.

Различают два направления - личный и корпоративный тайм-менеджмент. 

Личный time management

Личный тайм-менеджмент - это методы, которые вы используете сами для себя, чтобы достигать личные цели. 

Например, вы заметили, что каждый день переносите несколько задач на завтра, потому что не успеваете все сделать. И, не дожидаясь вопросов и предложений от руководителя, решили сами понять и исправить проблему. Или вы хотите получать больше от выходных: побыть наедине с собой, уделить внимание близким, переделать домашние дела, позаниматься своим увлечением. Для всего этого есть личный тайм-менеджмент. 

Понадобится настойчивость и дисциплина, чтобы внедрить эти методы. Однако результат будет замечательным. Проще всего это делать с грамотной поддержкой со стороны.

Корпоративный time management

Корпоративный тайм-менеджмент - это система организации рабочих процессов, которую внедряет руководство для всей компании.

В первую очередь, это делают для комфорта самих сотрудников. Ведь чем счастливее человек на работе, тем лучше его результаты.

Планирование - это тайм-менеджмент?

Управление временем состоит из ряда принципов. Планирование - это фундаментальный принцип, на котором зиждется вся система тайм-менеджмента.

Наш мозг так устроен, что может спокойно воспринимать 7-9 объектов внимания одновременно. Все, что сверх, воспринимается как опасность. Мозг поднимает тревогу, организм выделяет адреналин и кортизол. Возникает древняя реакция "бей/беги/притворись мертвым". В современности "бей" превращается в трудоголизм, "беги" - в прокрастинацию, а "притворись мертвым" (ступор) - в выгорание и депрессию.  

Всего этого можно избежать, если вы точно знаете, что зафиксировали свои дела на внешнем носителе, и сейчас не будете отвлекаться ни на какую другую задачу, в ущерб текущей. И когда вы завершаете задачу, то точно знаете, какой шаг будет следующим. Не придется метаться и принимать решение, что делать дальше. А принятие решений - это один из самых стрессовых и трудоемких для психики процессов.

Рассмотрим другие принципы управления временем:

• Ставьте цели. Цель - это ваше желание и путеводный маяк. Нет цели - нет действия. Важно сформулировать цель ясно и конкретно, чтобы не сбиваться с пути и сохранять мотивацию.
• Расставляйте приоритеты. Определите, какие дела действительно важны и срочны, какие - чуть ниже по рангу, какие можно делегировать, а какие - вовсе вычеркнуть из вашей жизни.
• Выделяйте время на отдых. Помните, что для высокой продуктивности нужны силы и здоровье. Если пренебрегать регулярным качественным отдыхом, вы неизбежно выгорите или заболеете. А это неинтересно ни вам, ни вашей семье, ни начальнику.
• Записывайте все дела, идеи, желания. Во-первых, не записали = не сделали. Во-вторых, когда голова забита огромным списком дел - это просто тяжело. Представьте себе жизнь с заполненным до отказа туристическим рюкзаком за спиной - мягко говоря, это неудобно.
• Опирайтесь на самодисциплину. Управление временем - это не волшебная таблетка, которая действует за секунду. Регулярная практика, работа с привычками, отказ от сиюминутных удовольствий в пользу долгосрочных результатов - придется приложить усилия. Но трудно только в начале, и результат стоит того.
• Выстройте свою систему тайм-менеджмента. Ваша жизнь уникальна и складывается из множества факторов: работа, привычки, потребности, склад характера, импульсивность и т.д. Подберите методы, которые применимы именно к вашим запросам, пробуйте и модифицируйте.
• Будьте гибкими. Если обстоятельства изменились, планы тоже придется корректировать.
• Анализируйте. Регулярно проводите рефлексию: что изменилось, стало лучше или хуже, как вы чувствуете себя, что нужно скорректировать?
• Не загоняйте себя в рамки. Тайм-менеджмент - это средство, а не цель. Цель, как мы уже говорили, - сделать жизнь свободной, полной и счастливой.

ТОП-7 техник тайм-менеджмента

Техники тайм-менеджмента - это конкретные алгоритмы, следуя которым вы наводите в жизни и работе порядок. Все технологии можно разделить по целям, которым они отвечают:

• анализ ситуации;
• планирование, постановка целей и расстановка приоритетов;
• борьба с прокрастинацией.

Расскажем про самые действенные методы.

Getting Things Done или GTD

Суть технологии GTD в том, чтобы выгрузить из головы абсолютно все дела на 1-2 внешних носителя. Все дела, желания и идеи вы вносите в файл "входящие", а затем распределяете по категориям:

• я могу сделать это прямо сейчас;
• я могу это делегировать;
• я хочу сделать это когда-нибудь;
• я хочу это сделать в определенный срок.

При этом, если дело предполагает несколько шагов - это не просто задача, а проект, в котором все шаги нужно зафиксировать по порядку.

И дальше вы потихоньку справляетесь с делами, пополняете папку "входящие", когда необходимо, и раз в неделю проверяете и распределяете новые дела. Метод хорош, т.к. снижает стресс до здорового мотивирующего уровня и освобождает голову для стратегического мышления. 

Time-blocking

Это техника планирования. Суть в том, чтобы выделить самые важные повторяющиеся активности и внести их в свое расписание, указывая четкие интервалы. Нерегулярные дела вы вносите по необходимости, также указав четкий интервал времени. Все это удобно делать, например, в Гугл-календаре. 

Прелесть метода в том, чтобы в первую очередь позаботиться о личном времени. Тайм-блокинг защищает ваше время от чужих посягательств. Зафиксируйте для себя полчаса на ежедневную прогулку и 2 часа в неделю на любимое вдохновляющее занятие и попробуйте пожить так несколько недель. 

Автофокус

Техника хороша для того, чтобы расправиться с делами. Вы выписываете все, что нужно сделать, и спокойно перечитываете список. Когда ваш взгляд за что-то зацепится, спросите себя, хотите ли вы это сделать прямо сейчас. Если да - приступайте, нет - ищите дальше. Сделав задачу, вычеркните ее и повторите весь алгоритм.

Правило Парето

20% усилий приносят 80% результата. Проведите ревизию всех задач и активностей. Тем занятиям, что быстрее приведут к вашим целям, отдавайте первый приоритет внимания.

Pomodoro

Отличный метод работы для тех, кто страдает от прокрастинации. Заведите таймер на 25 минут и занимайтесь делом, ни на что не отвлекаясь. Затем 5 минут отдыха. Все это один цикл, и таких циклов должно быть 4. После этого обязательно сделайте перерыв на 20-30 минут. 

Техника снимает тревогу перед неприятными делами, потому что вы знаете: это всего лишь 4 раза по 25 минут, это выносимо и конечно.

Правило 10 минут

Тоже действенное лекарство от прокрастинации. Скажите себе: "Я буду делать это всего лишь 10 минут. Если не захочу продолжать, то остановлюсь". Обязательно проговорите эту мысль или даже запишите. Затем поставьте таймер на 10 минут. 

Ваш мозг расслабляется, зная, что это маленький период и он скоро закончится. При этом в расслабленном состоянии легко войти в поток, так что вы, скорее всего, продолжите заниматься. И даже если вы не в ресурсе, вы продвинулись и можете поблагодарить себя за работу.

Хронометраж

Это диагностическая методика для тех, кто мало успевает и буквально не понимает, куда уходит время. 

Подготовьте таблицу "занятие/время" и каждые 1-2 часа записывайте, что и сколько вы делали. Записывайте каждую чашку чая и "минутку" в Инстаграме. Делайте так 5-7 дней, пока не сложится отчетливая картина ваших активностей. Затем проанализируйте таблицу и перераспределите внимание и приоритеты в делах. 

Важно: если вы чувствуете, что проблема глубже, чем просто невнимательность во времени, сделайте расширенную таблицу.

Так вы лучше узнаете себя: что вызывает радость и прилив сил, а что только тревогу или временное облегчение; каковы ваши настоящие желания, а что вы только думаете, что хотите делать.

Что насчет лягушек

Лягушка в тайм-менеджменте - это самое противное и самое важное дело, которое обязательно должно быть сделано. Суть в том, что самые важные дела, как правило, еще и самые неприятные (почему - это отдельный вопрос). Такие дела хочется снова и снова откладывать на попозже, пока задача не перейдет в разряд суперсрочных. Часто это единственное, что заставляет в конце-концов "съесть лягушку".

Брайан Трейси, создатель этого приема, предлагает неприятные дела завершать в первую очередь. Одно волевое усилие и дело сделано. Вы получаете колоссальное удовлетворение и облегчение от выполненной задачи. После этого справиться с оставшимися задачами будет в разы легче.

Как связаны слоны и тайм-менеджмент

Слонами в тайм-менеджменте называют сложные долгосрочные проекты. Как съесть целого слона? С какой стороны подойти? Суть в том, чтобы разделать его и съедать по кусочкам. Дробление проектов на маленькие последовательные шаги - это одна из лучших техник тайм-менеджмента.

Писательница Энн Ламотт дала этому методу более поэтичное название - "птица за птицей". "Птица за птицей" - это книга о писательском ремесле, которая учит, что даже такая огромная задача, как написание книги - это лишь кусочек бумаги 12х12, который вы каждый день заполняете словами. Попробуйте применить это к любому сложному и объемному делу.

Что называют поглотителями времени

Поглотители времени (или хронофаги) - это все, что забирает время впустую, начиная от форс-мажоров и заканчивая прокрастинацией. 

Все хронофаги в тайм-менеджменте можно разделить на несколько категорий:

• Занятия - что угодно, что не несет пользы и только отнимает время. Сами по себе эти занятия не плохи и некоторые даже полезны, когда вы отдыхаете. А вот во время важных дел это все лучше отложить.

Примеры: компьютерные игры, зависание в соцсетях, сериалы, веб-серфинг.

• Организационные ошибки - все что связано с неэффективным планированием и организацией труда.

Примеры: неправильно поставленные цели, неверные приоритеты, перфекционизм. 

• Люди, которые претендуют на ваше время, не заботясь о ваших потребностях. 

Примеры: слишком разговорчивые коллеги, дальние родственники, которым нужна помощь с ремонтом, но нет времени помочь вам, банковские менеджеры холодных продаж.

• Форс-мажоры - обстоятельства, на которые мы не можем повлиять.

Примеры: пробки из-за аварии, отключение электричества, сломавшийся компьютер, стихийные бедствия.

• Психологическое состояние - обстоятельства, которые исходят от нас самих. Это означает, что их можно контролировать, приложив усилия.

Примеры: выгорание, депрессия, прокрастинация, усталость, отвращение к работе.

5 мифов о тайм-менеджменте

1. Тайм-менеджмент не работает. 

   Почему существует такое заблуждение? Техник в тайм-менеджменте много, и они все нацелены на решение разных проблем. Одни приемы нужны, чтобы навести порядок в накопившихся делах, другие - чтобы быстро переходить от завершенных задач к новым, третьи - для того, чтобы хоть как-то договориться с собой и начать действовать. Поэтому всегда нужно начинать с анализа вашей индивидуальной проблемы и только затем подбирать подходящий инструмент.

2. Тайм-менеджмент подходит не всем. 

   Тайм-менеджмент есть и для творческих людей, и для бизнесменов, и для прокрастинаторов, и для мам в декрете, и для интровертов, и для холериков. Выбирайте техники, подходящие именно под ваши рабочие процессы и жизненный уклад.

3. Тайм-менеджмент превращает людей в роботов без минуты свободного времени. 

   Как раз наоборот. Цель применения тайм-менеджмента - отделить важные и полезные дела от ненужных, помочь качественно справиться с ними, выделять время на отдых и любимые занятия и при этом спокойно и методично двигаться к достижению целей. 

4. Невозможно победить прокрастинацию. 

   Прокрастинация - это не свойство характера, предопределяющее всю жизнь, - это всего лишь психическое явление. В основе прокрастинации лежит эмоция тревоги. Мы прокрастинируем, когда не можем подступиться к неприятной или слишком объемной задаче. И тогда отвлечение на посторонние дела приносит кратковременное облегчение и покой. В такой момент нужно остановиться и понять, что именно мешает начать, а затем подобрать подходящее решение проблемы.

5. Тайм-менеджмент делает жизнь скучной и предсказуемой. 

   Да, тайм-менеджмент вносит в жизнь некоторый порядок. Однако это не значит, что должна быть расписана каждая минута. Порядок здесь - это:

• вовремя завершенные дела,
• привычка в единицу времени сосредоточиваться только на одной задаче,
• проекты, которые не лежат в долгом ящике, а постепенно воплощаются,
• гарантированно отведенное время на себя и отдых.

Да, придется пожертвовать хаосом в мелочах и наладить бытовую рутину. Зато в по-настоящему важных вещах ваша жизнь станет еще интереснее и полнее.